Πολιτική απορρήτου.

eThesis Ι.Κ.Ε.

Περγάμου 42, 10446 Αθήνα, Ελλάδα

Email: info@ethesisplatform.com

Νόμιμος εκπρόσωπος: apopsislaw@gmail.com

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εφαρμόζεται στα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία σε σχέση με:

• τους επισκέπτες του ιστότοπού μας|
• τα πρόσωπα που επικοινωνούν μαζί μας|
• υποψήφιους πελάτες, πελάτες και επιχειρηματικούς συνεργάτες|
• τους χρήστες της πλατφόρμας eThesis, συμπεριλαμβανομένων φοιτητών, μελών ΔΕΠ, ερευνητών, αξιολογητών και διαχειριστών| και
• άλλα πρόσωπα των οποίων τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σε σχέση με την παροχή, την υποστήριξη, την ασφάλεια και τη βελτίωση των Υπηρεσιών.

Ανάλογα με το πλαίσιο, η eThesis μπορεί να ενεργεί είτε ως υπεύθυνος επεξεργασίας είτε ως εκτελών την επεξεργασία.

3.1 Όταν η eThesis ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας

Η eThesis ενεργεί κατά κανόνα ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας όταν επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για σκοπούς όπως:

• η λειτουργία και η ασφάλεια του δημόσιου ιστότοπού μας|
• η απάντηση σε ερωτήματα, αιτήματα για demo και επικοινωνίες υποστήριξης|
• η διαχείριση εμπορικών σχέσεων, συμβάσεων, τιμολόγησης και επικοινωνίας με προμηθευτές|
• η προώθηση των υπηρεσιών μας, όπου επιτρέπεται από τον νόμο|
• η διατήρηση της ασφάλειας της πλατφόρμας, των αρχείων καταγραφής και της εσωτερικής διαχείρισης| και
• η συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.

3.2 Όταν η eThesis ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία

Όταν η eThesis παρέχει την πλατφόρμα ή σχετικές υπηρεσίες σε πανεπιστήμιο, ερευνητικό ίδρυμα ή άλλο πελάτη και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του, η eThesis ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία και ο αντίστοιχος πελάτης ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Στις περιπτώσεις αυτές, η επεξεργασία διέπεται από την ισχύουσα σύμβαση με τον πελάτη και, όπου απαιτείται, από χωριστή Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («DPA»).

Όταν η eThesis ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, ο πελάτης καθορίζει τους σκοπούς της επεξεργασίας, τις κατηγορίες χρηστών, τις περιόδους διατήρησης και το εύρος των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω της πλατφόρμας, με την επιφύλαξη της ισχύουσας νομοθεσίας.

Ανάλογα με το πλαίσιο, ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

4.1 Δεδομένα ιστότοπου και επικοινωνίας

• όνομα|
• διεύθυνση email|
• αριθμός τηλεφώνου|
• επωνυμία οργανισμού|
• τίτλος θέσης ή ρόλος|
• περιεχόμενο μηνυμάτων και ιστορικό αλληλογραφίας.

4.2 Δεδομένα λογαριασμού και πλατφόρμας

• ονοματεπώνυμο|
• ιδρυματική διεύθυνση email και όνομα χρήστη|
• ρόλος χρήστη, τμήμα, σχολή ή ιδρυματική ιδιότητα|
• αναγνωριστικά λογαριασμού και πληροφορίες σχετικές με την ταυτοποίηση|
• στοιχεία προφίλ και δικαιώματα ανά ρόλο|
• δραστηριότητα σύνδεσης και αρχεία ελέγχου.

4.3 Ακαδημαϊκά και λειτουργικά δεδομένα

• μεταδεδομένα διπλωματικών εργασιών, διατριβών, επίβλεψης, αξιολόγησης, ροών εργασίας και υποβολών|
• έγγραφα, σημειώσεις, σχόλια, μηνύματα, προθεσμίες και ερευνητικά αρχεία που αναρτώνται στην πλατφόρμα|
• αρχεία επίβλεψης, βαθμολόγησης, συμμετοχής σε επιτροπές ή προόδου έργων|
• διοικητικά δεδομένα και δεδομένα αναφορών που παράγονται από τη χρήση της πλατφόρμας.

4.4 Τεχνικά δεδομένα και δεδομένα χρήσης

• διεύθυνση IP|
• τύπος προγράμματος περιήγησης και πληροφορίες συσκευής|
• λειτουργικό σύστημα και ρυθμίσεις γλώσσας|
• δεδομένα συνεδρίας, χρονοσημάνσεις, δραστηριότητα συστήματος και αρχεία πρόσβασης|
• διαγνωστικές πληροφορίες, πληροφορίες σφαλμάτων και επιδόσεων.

4.5 Εμπορικά και συμβατικά δεδομένα

• στοιχεία επικοινωνίας πελατών|
• δεδομένα χρέωσης και τιμολόγησης|
• αρχεία συμβάσεων, εντύπων παραγγελίας, υποστήριξης και αδειών χρήσης|
• επικοινωνίες σχετικά με προσφορές, ανανεώσεις και παροχή υπηρεσιών.

Ενδέχεται να συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα:

• απευθείας από εσάς|
• από το ίδρυμα ή τον οργανισμό που σας παρέχει πρόσβαση στις Υπηρεσίες|
• από άλλους εξουσιοδοτημένους χρήστες του ίδιου ιδρυματικού περιβάλλοντος|
• αυτόματα, μέσω της χρήσης των Υπηρεσιών από εσάς|
• από παρόχους υπηρεσιών, παρόχους ταυτότητας ή συνεργάτες διασύνδεσης, κατά περίπτωση| και
• από δημόσια διαθέσιμες επαγγελματικές πηγές, όπου είναι σχετικό για επιχειρηματικές επικοινωνίες.

6.1 Για την παροχή και διαχείριση των Υπηρεσιών

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για να δημιουργούμε και να διαχειριζόμαστε λογαριασμούς, να ταυτοποιούμε χρήστες, να παρέχουμε τις λειτουργίες της πλατφόρμας, να υποστηρίζουμε τις ροές εργασίας διπλωματικών και έρευνας, να παρέχουμε υποστήριξη και να διαχειριζόμαστε τις σχέσεις με τους πελάτες.

Νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης| έννομα συμφέροντα| κατά περίπτωση, επεξεργασία για λογαριασμό υπευθύνου επεξεργασίας.

6.2 Για τη λειτουργία, συντήρηση και ασφάλεια των Υπηρεσιών

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για να παρακολουθούμε τις επιδόσεις του συστήματος, να διατηρούμε τη διαθεσιμότητα, να επιλύουμε προβλήματα, να εφαρμόζουμε ελέγχους πρόσβασης, να εντοπίζουμε κακόβουλη χρήση και να προστατεύουμε την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και την ασφάλεια των Υπηρεσιών.

Νομική βάση: έννομα συμφέροντα| νομικές υποχρεώσεις| κατά περίπτωση, επεξεργασία για λογαριασμό υπευθύνου επεξεργασίας.

6.3 Για την επικοινωνία μαζί σας

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για να απαντάμε σε ερωτήματα, να προγραμματίζουμε demo, να αποστέλλουμε διοικητικές ειδοποιήσεις και επικοινωνίες υποστήριξης και να διαχειριζόμαστε τις συμβατικές επικοινωνίες.

Νομική βάση: έννομα συμφέροντα| εκτέλεση σύμβασης| συγκατάθεση, όπου απαιτείται.

6.4 Για τη διαχείριση πωλήσεων, τιμολόγησης και συμβάσεων

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για να καταρτίζουμε προσφορές, να διαπραγματευόμαστε συμβάσεις, να διαχειριζόμαστε έντυπα παραγγελίας, να εκδίδουμε τιμολόγια, να επεξεργαζόμαστε πληρωμές και να τηρούμε εμπορικά αρχεία.

Νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης| νομικές υποχρεώσεις| έννομα συμφέροντα.

6.5 Για τη βελτίωση των Υπηρεσιών

Ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε δεδομένα χρήσης, διαγνωστικά δεδομένα και δεδομένα ανατροφοδότησης για να βελτιώνουμε τη λειτουργικότητα, την ευχρηστία, την αξιοπιστία, τις αναφορές και την ανάπτυξη του προϊόντος.

Νομική βάση: έννομα συμφέροντα.

6.6 Για τη συμμόρφωση με τον νόμο και την προστασία δικαιωμάτων

Ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα όπου είναι αναγκαίο για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις, την απάντηση σε νόμιμα αιτήματα, την άσκηση των νόμιμων δικαιωμάτων μας, την πρόληψη απάτης ή την προστασία χρηστών, πελατών και της eThesis.

Νομική βάση: νομικές υποχρεώσεις| έννομα συμφέροντα.

6.7 Επικοινωνίες προώθησης

Όπου επιτρέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία, ενδέχεται να χρησιμοποιούμε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για να σας στέλνουμε πληροφορίες για τις υπηρεσίες, τις εκδηλώσεις ή τα νέα μας. Μπορείτε να εξαιρεθείτε ανά πάσα στιγμή.

Νομική βάση: έννομα συμφέροντα ή συγκατάθεση, ανάλογα με την ισχύουσα νομοθεσία και το πλαίσιο.

Εάν χρησιμοποιείτε το eThesis μέσω πανεπιστημίου, ερευνητικού κέντρου ή άλλου οργανισμού, ο οργανισμός αυτός ενδέχεται να ελέγχει τον λογαριασμό, τον ρόλο, τα δικαιώματα, τις ρυθμίσεις διατήρησης και ορισμένες δραστηριότητες επεξεργασίας που εκτελούνται εντός του ιδρυματικού περιβάλλοντος.

Στις περιπτώσεις αυτές, το ίδρυμα είναι κατά κανόνα υπεύθυνο να σας ενημερώσει για τον τρόπο χρήσης των προσωπικών σας δεδομένων για ακαδημαϊκούς, διοικητικούς, εποπτικούς, αξιολογικούς, αρχειακούς σκοπούς ή σκοπούς αναφορών.

Ενδέχεται να κοινοποιούμε προσωπικά δεδομένα μόνο όπου είναι αναγκαίο και νόμιμο, μεταξύ άλλων:

• στον αντίστοιχο πελάτη ή στο ίδρυμα που διαχειρίζεται την πρόσβασή σας στην πλατφόρμα|
• σε εξουσιοδοτημένους χρήστες του ίδιου ιδρυματικού περιβάλλοντος, βάσει ρόλου και δικαιωμάτων|
• στους επαγγελματίες συμβούλους μας, όπως δικηγόρους, ελεγκτές, λογιστές και ασφαλιστές|
• σε παρόχους πληρωμών, φιλοξενίας, υποδομών, εργαλείων επικοινωνίας και άλλους παρόχους υπηρεσιών που ενεργούν κατ’ εντολή μας|
• σε αρμόδιες αρχές, δικαστήρια, ρυθμιστικούς φορείς ή διωκτικές αρχές, όπου απαιτείται από τον νόμο| και
• σε αγοραστή, επενδυτή ή διάδοχο στο πλαίσιο συγχώνευσης, εξαγοράς, αναδιάρθρωσης ή πώλησης περιουσιακών στοιχείων, με την επιφύλαξη κατάλληλων εγγυήσεων.

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα.

Όταν προσωπικά δεδομένα διαβιβάζονται εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου («ΕΟΧ»), διασφαλίζουμε ότι υπάρχουν οι κατάλληλες εγγυήσεις που απαιτεί η ισχύουσα νομοθεσία, όπως αποφάσεις επάρκειας, Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες ή άλλοι νόμιμοι μηχανισμοί διαβίβασης.

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που αποσκοπούν στην προστασία των προσωπικών δεδομένων από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγηση ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Ανάλογα με το μοντέλο υπηρεσίας και το πλαίσιο, τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• κρυπτογράφηση των δεδομένων κατά τη μεταφορά με TLS/SSL|
• ασφαλή ταυτοποίηση και ελέγχους πρόσβασης ανά ρόλο|
• καταγραφή της πρόσβασης και της δραστηριότητας των χρηστών για σκοπούς ελέγχου και ασφάλειας|
• λογικό διαχωρισμό των δεδομένων των πελατών σε περιβάλλοντα πολλαπλών μισθωτών, κατά περίπτωση|
• διαδικασίες αντιγράφων ασφαλείας και ελέγχους ακεραιότητας|
• περιορισμένη πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα από εξουσιοδοτημένο προσωπικό που δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας.

Κανένα σύστημα δεν μπορεί να είναι εγγυημένα απολύτως ασφαλές. Οι χρήστες και οι πελάτες φέρουν επίσης ευθύνη για τη διατήρηση ασφαλών διαπιστευτηρίων, συσκευών και περιβαλλόντων.

Στις εγκαταστάσεις on-premises που φιλοξενούνται στην υποδομή του πελάτη, ο πελάτης είναι κατά κανόνα υπεύθυνος για τη φυσική και λογική ασφάλεια των διακομιστών, των βάσεων δεδομένων, του δικτύου, του περιβάλλοντος αντιγράφων ασφαλείας, των ελέγχων πρόσβασης, της θωράκισης των διακομιστών και των σχετικών προστασιών σε επίπεδο υποδομής.

Στα περιβάλλοντα αυτά, η eThesis παραμένει υπεύθυνη μόνο για τις δραστηριότητες επεξεργασίας και τα μέτρα ασφαλείας που εμπίπτουν στον συμβατικό της ρόλο και στην πραγματική σφαίρα ελέγχου της.

Διατηρούμε τα προσωπικά δεδομένα μόνο για όσο χρόνο είναι αναγκαίο για τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική Απορρήτου, εκτός εάν απαιτείται ή επιτρέπεται μεγαλύτερη περίοδος διατήρησης από τον νόμο, σύμβαση, εύλογη επιχειρηματική ανάγκη ή τις οδηγίες του αντίστοιχου υπευθύνου επεξεργασίας.

Οι περίοδοι διατήρησης μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το πλαίσιο:

• Ερωτήματα μέσω ιστότοπου/επικοινωνίας: διατηρούνται για όσο χρόνο χρειάζεται για τη διαχείριση του ερωτήματος και κάθε επακόλουθης σχέσης.
• Εμπορικά και συμβατικά δεδομένα: διατηρούνται για τη διάρκεια της συμβατικής σχέσης και στη συνέχεια όπως απαιτείται για λογιστικούς, φορολογικούς, ελεγκτικούς, νομικούς και αποδεικτικούς σκοπούς.
• Δεδομένα πλατφόρμας που υποβάλλονται σε επεξεργασία για ιδρυματικούς πελάτες: διατηρούνται σύμφωνα με την ισχύουσα σύμβαση, τις οδηγίες του πελάτη, τους ιδρυματικούς κανόνες και κάθε DPA.
• Αρχεία ασφαλείας και ελέγχου: διατηρούνται για όσο χρόνο είναι ευλόγως αναγκαίο για σκοπούς ασφάλειας, αντιμετώπισης προβλημάτων και συμμόρφωσης.

Με τη λήξη ή καταγγελία μιας σχέσης με πελάτη, ενδέχεται να επιστρέψουμε ή να διαγράψουμε τα προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με την ισχύουσα σύμβαση, τις οδηγίες του πελάτη και τις νομικές υποχρεώσεις.

Ενδέχεται να χρησιμοποιούμε cookies και παρόμοιες τεχνολογίες που είναι αναγκαίες για τη λειτουργία, την ασφάλεια και τις επιδόσεις του ιστότοπου και των Υπηρεσιών. Ενδέχεται επίσης να χρησιμοποιούμε τεχνολογίες ανάλυσης ή αποθήκευσης προτιμήσεων, όπου αυτό είναι νόμιμο και σκόπιμο.

Όπου απαιτείται από τον νόμο, μη απαραίτητα cookies ή παρόμοιες τεχνολογίες χρησιμοποιούνται μόνο με τη συγκατάθεσή σας.

Με την επιφύλαξη της ισχύουσας νομοθεσίας, ενδέχεται να έχετε το δικαίωμα:

• να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα|
• να ζητήσετε διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων|
• να ζητήσετε διαγραφή προσωπικών δεδομένων|
• να ζητήσετε περιορισμό της επεξεργασίας|
• να αντιταχθείτε σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα|
• να ζητήσετε τη φορητότητα των δεδομένων, κατά περίπτωση|
• να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας| και
• να υποβάλετε καταγγελία σε αρμόδια εποπτική αρχή.

Εάν η eThesis επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό πανεπιστημίου ή άλλου πελάτη, θα πρέπει κατά κανόνα να απευθύνετε το αίτημά σας πρώτα στο ίδρυμα αυτό, καθώς είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας που αποφασίζει πώς και γιατί υποβάλλονται σε επεξεργασία τα προσωπικά σας δεδομένα.

Τα προσωπικά δεδομένα και άλλες μη δημόσιες πληροφορίες που υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω των Υπηρεσιών μπορεί επίσης να αποτελούν εμπιστευτικές πληροφορίες βάσει των ισχυουσών συμβάσεων. Η πρόσβαση σε αυτές περιορίζεται σε προσωπικό και εξουσιοδοτημένους χρήστες που έχουν εύλογη ανάγκη γνώσης και δεσμεύονται από κατάλληλες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας.

Διατηρούμε διαδικασίες για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και την αντιμετώπιση περιστατικών ασφαλείας. Όπου απαιτείται από τον νόμο ή από σύμβαση, και εφόσον επηρεάζονται προσωπικά δεδομένα, θα ενημερώνουμε τον αντίστοιχο πελάτη ή την αρχή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Η επικαιροποιημένη έκδοση θα αναρτάται σε αυτή τη σελίδα με νέα ημερομηνία «Τελευταίας ενημέρωσης». Όπου απαιτείται από τον νόμο, θα παρέχουμε πρόσθετη ειδοποίηση για ουσιώδεις αλλαγές.

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ή επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε με:

eThesis Ι.Κ.Ε.

Περγάμου 42, 10446 Αθήνα, Ελλάδα

Email: info@ethesisplatform.com

Εάν βρίσκεστε στην Ελλάδα ή θεωρείτε ότι εφαρμόζεται η ελληνική νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την τοπική σας εποπτική αρχή εντός του ΕΟΧ.